Jouw privacy bij Zielenthuis
Bij Zielenthuis, jouw praktijk in Oss, Kaatsheuvel en Veghel (Nederland) staat de bescherming van jouw persoonlijke gegevens voorop. Wij begrijpen dat de informatie die je met ons deelt gevoelig kan zijn en we zetten ons in om deze met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te behandelen. Deze pagina legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom we ze nodig hebben en hoe we ervoor zorgen dat jouw privacy gewaarborgd blijft, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Ons doel is om een veilige en vertrouwde omgeving te bieden waarin jij je volledig kunt richten op jouw persoonlijke groei en ontwikkeling. We zijn trots op onze transparante werkwijze en nodigen je uit om dit privacybeleid zorgvuldig te lezen. Zo weet je precies hoe jouw gegevens worden beheerd bij Zielenthuis.
Veelgestelde vragen over privacy
Wij geloven in openheid en duidelijkheid, vooral als het gaat om iets zo belangrijks als jouw privacy. Hier vind je antwoorden op de meestgestelde vragen over hoe wij bij Zielenthuis omgaan met jouw persoonlijke en vertrouwelijke informatie. Mocht je na het lezen nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.
Welke persoonlijke gegevens heb je precies nodig van je cliënten en waarom?
Voor een adequate begeleiding en behandeling is het noodzakelijk om bepaalde gegevens vast te leggen in een cliëntdossier. Hieronder een overzicht van de dossiercategorieën, welke gegevens worden vastgelegd, het doel daarvan en de bewaartermijn:
Persoonlijke gegevens
Welke gegevens worden vastgelegd: Naam, geslacht, geboortedatum, adres, contactgegevens (telefoon, e-mail), BSN (alleen indien strikt noodzakelijk).
Doel / Toelichting: Identificatie van de cliënt, communicatie en administratieve doeleinden.
Bewaartermijn: 20 jaar na beëindiging van de behandeling.
Gezondheids- en hulpvraaggegevens
Welke gegevens worden vastgelegd: Aanmelding en behandelovereenkomst, medische achtergrond (indien relevant), psychische/emotionele/sociale problematiek, sessieverslagen, observaties, doelen, behandelplannen, voortgang en evaluaties.
Doel / Toelichting: Behandeling en begeleiding, bewaking van de voortgang.
Bewaartermijn: 20 jaar na beëindiging van de behandeling.
Gezins- en sociale context
Welke gegevens worden vastgelegd: Gegevens over partner(s), kinderen, familie of huisgenoten, relatie- en gezinssituatie, relevante sociale omstandigheden.
Doel / Toelichting: Inzicht in de context van de cliënt voor effectieve begeleiding.
Bewaartermijn: 20 jaar na beëindiging van de behandeling.
Meldingen & juridische gegevens
Welke gegevens worden vastgelegd: Notities over contact met Veilig Thuis of andere instanties, meldingen van huiselijk geweld of kindermishandeling, opvolging van meldcode, besluiten.
Doel / Toelichting: Wettelijke meldplicht, veiligheid van cliënt en kinderen.
Bewaartermijn: 20 jaar na beëindiging van de behandeling.
Administratieve gegevens
Welke gegevens worden vastgelegd: Facturen, betalingsstatus, verzekeringsgegevens, correspondentie over afspraken, behandelovereenkomsten.
Doel / Toelichting: Administratieve afhandeling, declaraties, verzekeringen.
Bewaartermijn: 7 jaar (conform administratieve/fiscale bewaarplicht).
Toestemmingen & privacyafspraken
Welke gegevens worden vastgelegd: Ingevulde toestemmingsformulieren, afspraken over gegevensdeling, beperkingen inzage door derden.
Doel / Toelichting: Bewust gebruik en bescherming van persoonsgegevens.
Bewaartermijn: 20 jaar na beëindiging van de behandeling.
Overige aantekeningen
Welke gegevens worden vastgelegd: Reflecties, supervisienotities, intervisieverslagen (geanonimiseerd indien derden betrokken).
Doel / Toelichting: Kwaliteitsborging, professionele ontwikkeling.
Bewaartermijn: 5 jaar na de laatste aantekening.
Hoe zorg je ervoor dat de persoonlijke informatie van je cliënten veilig en privé blijft?
De persoonlijke informatie van cliënten wordt veilig opgeslagen in een elektronisch dossier via een geaccrediteerd Client Administratie Systeem (CAT). Dit systeem voldoet aan strenge beveiligingsstandaarden en de eisen van de AVG, waaronder encryptie en toegangsbeheer, om onbevoegde toegang te voorkomen en de integriteit van de gegevens te waarborgen.
Deel je cliëntgegevens met andere partijen (zoals andere bedrijven of personen)? Zo ja, welke gegevens en waarom precies?
Wij delen jouw cliëntgegevens uitsluitend met jouw expliciete schriftelijke toestemming. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als je wilt dat wij contact opnemen met collega hulpverleners voor een multidisciplinaire aanpak of met je werkgever (bijvoorbeeld in het kader van een re-integratietraject). Belangrijk hierbij is dat er dan nooit inhoudelijke informatie over de behandeling gedeeld wordt zonder jouw specifieke akkoord. Wij vragen altijd om een gerichte toestemming voor het delen van specifieke gegevens met een specifieke partij.
Wat moeten cliënten doen als ze vragen hebben over hun gegevens, of als ze iets willen aanpassen of laten verwijderen?
Als cliënt heb je het recht op inzage in je gegevens, recht op correctie en recht op verwijdering ('recht om vergeten te worden'), voor zover dit de wettelijke bewaartermijnen niet doorkruist. Wanneer je vragen hebt over je dossier, je gegevens wilt inzien, aanpassen of laten verwijderen, dien je dit aan te geven bij jouw zorgverlener bij Zielenthuis. Wij zullen dan zo snel mogelijk reageren op jouw verzoek en dit in behandeling nemen conform de geldende wet- en regelgeving.
Vragen of contact opnemen?
Jouw vertrouwen is essentieel voor ons werk bij Zielenthuis. Mocht je na het lezen van dit privacybeleid nog onduidelijkheden hebben of specifieke vragen over jouw persoonlijke gegevens, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan je graag te woord om al je vragen te beantwoorden en je volledig te informeren.